Kündigung schreiben: Anleitung, Fristen und Muster

Du willst deinen Job kündigen, bist dir aber unsicher, wie du das Kündigungsschreiben korrekt aufsetzt? Keine Sorge. In diesem Artikel erfährst du alles Wichtige zu Kündigungsfristen, Formvorschriften und dem richtigen Aufbau. Dazu bekommst du ein fertiges Muster, das du direkt verwenden kannst.

Formvorschriften: Was eine Kündigung enthalten muss

Eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses muss laut § 623 BGB zwingend schriftlich erfolgen. Das bedeutet: Ein Brief mit eigenhändiger Unterschrift ist Pflicht. Per E-Mail, WhatsApp, Fax oder mündlich ausgesprochene Kündigungen sind unwirksam.

Folgende Angaben gehören in jedes Kündigungsschreiben:

• Dein vollständiger Name und deine Adresse
• Name und Adresse des Arbeitgebers
• Ort und Datum
• Eindeutige Kündigungserklärung (das Wort "kündige" muss vorkommen)
• Angabe des gewünschten Beendigungszeitpunkts oder der Formulierung "zum nächstmöglichen Termin"
• Eigenhändige Unterschrift

Einen Kündigungsgrund musst du als Arbeitnehmer nicht nennen. Das ist nur bei einer fristlosen Kündigung relevant und auch dort erst auf Verlangen.

Kündigungsfristen nach Betriebszugehörigkeit

Die gesetzlichen Kündigungsfristen für Arbeitnehmer sind in § 622 BGB geregelt. Grundsätzlich gilt für dich als Arbeitnehmer eine Grundkündigungsfrist von vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats. Für Arbeitgeber verlängern sich die Fristen mit zunehmender Betriebszugehörigkeit:

Prüfe unbedingt deinen Arbeitsvertrag und einen eventuell geltenden Tarifvertrag. Dort können abweichende Fristen vereinbart sein. Für dich als Arbeitnehmer darf die vertragliche Frist nie länger sein als die des Arbeitgebers.

Muster-Kündigung zum Kopieren

Du kannst das folgende Muster als Vorlage für dein eigenes Kündigungsschreiben verwenden. Passe die Angaben in eckigen Klammern an deine Situation an.

Max Mustermann Musterstraße 1 12345 Musterstadt

Firma XY GmbH Personalabteilung Beispielweg 10 54321 Beispielstadt

Musterstadt, den [Datum]

Kündigung meines Arbeitsverhältnisses

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis, bestehend seit dem [Eintrittsdatum], ordentlich und fristgerecht zum [Datum] oder hilfsweise zum nächstmöglichen Termin.

Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieser Kündigung sowie das Beendigungsdatum schriftlich.

Ich bitte Sie, mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen.

Für die bisherige Zusammenarbeit bedanke ich mich und wünsche Ihnen und dem Team alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen

[Eigenhändige Unterschrift] Max Mustermann

Zwei Punkte sind dabei besonders wichtig. Erstens: Bitte immer um eine schriftliche Empfangsbestätigung. Zweitens: Fordere direkt ein qualifiziertes Arbeitszeugnis an. Darauf hast du nach § 630 BGB einen gesetzlichen Anspruch.

So stellst du den Zugang sicher

Deine Kündigung ist erst wirksam, wenn sie dem Arbeitgeber zugeht. Das klingt simpel, führt aber regelmäßig zu Streitigkeiten. Deshalb solltest du den Zugang nachweisen können.

Die sichersten Methoden:

• Persönliche Übergabe: Lass dir den Empfang auf einer Kopie mit Datum und Unterschrift bestätigen. Alternativ nimm einen Zeugen mit.
• Einschreiben mit Rückschein: Der Rückschein dokumentiert die Zustellung. Nachteil: Wird das Einschreiben nicht abgeholt, gilt es als nicht zugestellt.
• Einwurf-Einschreiben: Der Zusteller dokumentiert den Einwurf in den Briefkasten. Das ist in der Praxis oft die bessere Wahl als das Einschreiben mit Rückschein.
• Bote: Eine Vertrauensperson übergibt das Schreiben und kann den Zugang im Streitfall bezeugen.

Von einer Kündigung per Fax oder E-Mail ist grundsätzlich abzuraten. Selbst wenn du parallel eine schriftliche Version sendest, erfüllt die elektronische Version nicht die Schriftform nach § 623 BGB.

Besonderer Kündigungsschutz: Wer nicht einfach gekündigt werden kann

Falls du nicht selbst kündigst, sondern eine Kündigung befürchtest, ist das Thema Kündigungsschutz relevant. In Betrieben mit mehr als zehn Mitarbeitern greift das Kündigungsschutzgesetz (KSchG). Der Arbeitgeber braucht dann einen anerkannten Grund: personenbedingt, verhaltensbedingt oder betriebsbedingt.

Einen besonders starken Schutz genießen:

• Schwangere und Mütter bis vier Monate nach der Entbindung (Mutterschutzgesetz)
• Arbeitnehmer in Elternzeit
• Schwerbehinderte (Zustimmung des Integrationsamts nötig)
• Betriebsratsmitglieder
• Auszubildende nach der Probezeit

Wenn du selbst kündigst, spielt der Kündigungsschutz für dich keine Rolle. Du kannst jederzeit ordentlich kündigen, solange du die Frist einhältst.

Häufige Fehler beim Kündigen

Viele Arbeitnehmer machen beim Kündigen vermeidbare Fehler. Die häufigsten:

• Frist falsch berechnet: Zähle die Frist ab dem Tag, an dem dein Arbeitgeber die Kündigung erhält, nicht ab dem Tag, an dem du sie schreibst.
• Keine Schriftform: Eine Kündigung per E-Mail ist und bleibt unwirksam. Immer den Originalbrief mit Unterschrift einreichen.
• Kein Zugangsnachweis: Ohne Nachweis kannst du im Streitfall nicht beweisen, dass du rechtzeitig gekündigt hast.
• Arbeitsagentur nicht informiert: Melde dich spätestens drei Monate vor dem Ende deines Arbeitsverhältnisses arbeitssuchend. Sonst droht eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld. Falls du weniger als drei Monate Frist hast, melde dich innerhalb von drei Tagen nach Ausspruch der Kündigung.
• Emotionale Formulierungen: Bleib sachlich. Vorwürfe oder Frustäußerungen im Kündigungsschreiben schaden nur dir selbst.

Wer diese Punkte beachtet, kommt sicher durch den Kündigungsprozess. Falls du nach der Kündigung krank wirst, findest du hilfreiche Informationen im Artikel Selbst gekündigt und dann krank: Wer zahlt?. Und wenn du dich danach neu bewerben willst, hilft dir unser Ratgeber Wie schreibe ich eine Bewerbung?.