Du kaufst für dein Unternehmen Büromaterial, zahlst die Rechnung inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer und am Ende des Quartals holst du dir genau diese Steuer vom Finanzamt zurück. Klingt gut? Ist es auch. Aber der Vorsteuerabzug funktioniert nicht für jeden automatisch. Ob du ihn nutzen kannst, hängt von deiner Unternehmensform, deinen Umsätzen und der Art deiner Ausgaben ab.
Was der Vorsteuerabzug überhaupt bedeutet
Umsatzsteuer fließt in zwei Richtungen. Du erhebst sie von deinen Kunden und führst sie ans Finanzamt ab. Gleichzeitig zahlst du Umsatzsteuer, wenn du selbst einkaufst, zum Beispiel für Materialien, Dienstleistungen oder Ausrüstung. Genau diese gezahlte Steuer heißt Vorsteuer.
Der Vorsteuerabzug ist das Recht, diese Vorsteuer mit deiner eigenen Umsatzsteuerschuld zu verrechnen. Du zahlst also nicht doppelt. Das Finanzamt sieht nur die Differenz: Umsatzsteuer aus Verkäufen minus Vorsteuer aus Einkäufen. Übersteigt die Vorsteuer die abzuführende Steuer, bekommst du sogar eine Erstattung.
Technisch geregelt ist das in Paragraf 15 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Die Kernbedingung: Du musst Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne sein und die Eingangsleistungen für deine unternehmerische Tätigkeit nutzen.
Wer den Vorsteuerabzug nutzen darf
Die wichtigste Voraussetzung ist die Umsatzsteuerpflicht. Wer Umsatzsteuer ausweist und abführt, darf sie in der Regel auch als Vorsteuer geltend machen.
Gewerbliche Unternehmen jeder Größe, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen, sind grundsätzlich berechtigt. Das gilt für den kleinen Handwerksbetrieb genauso wie für den mittelständischen Dienstleister.
Freiberufler wie Ärzte mit steuerpflichtigen Leistungen, Architekten, Berater oder Grafiker dürfen den Vorsteuerabzug ebenfalls nutzen, sofern sie keine steuerfreien Umsätze erbringen.
Teilweise gemeinnützige Organisationen können vorsteuerabzugsberechtigt sein, wenn sie wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben und dafür Umsatzsteuer abführen. Für den rein gemeinnützigen Teil gilt das in der Regel nicht.
GmbHs, AGs und andere Kapitalgesellschaften sind immer unternehmerisch tätig und damit grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Wer ausgeschlossen ist
Nicht berechtigt sind vor allem zwei Gruppen.
Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG verzichten auf die Umsatzsteuer. Wer im Vorjahr weniger als 22.000 Euro Umsatz hatte und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 Euro bleibt, kann die Kleinunternehmerregelung anwenden. Das hat einen Preis: keine Umsatzsteuer auf Rechnungen, aber auch kein Vorsteuerabzug. Für viele Soloselbstständige mit wenig Einkäufen ist das trotzdem die einfachere Lösung.
Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen dürfen keine Vorsteuer ziehen. Klassische Beispiele sind Ärzte mit reinen Heilbehandlungen, Versicherungsvermittler oder Vermieter von Wohnraum, der nach Paragraf 4 UStG steuerfrei ist. Wer gemischte Umsätze hat, darf die Vorsteuer nur anteilig abziehen, also nur für den Teil, der auf steuerpflichtige Leistungen entfällt.
Diese Ausgaben sind nicht abzugsfähig
Selbst wenn du grundsätzlich vorsteuerabzugsberechtigt bist, gibt es Ausgaben, bei denen das Finanzamt nicht mitmacht.
| Ausgabenart | Vorsteuer abzugsfähig? | Begründung |
|---|---|---|
| Büromaterial, Software, Maschinen | Ja, vollständig | Unternehmerische Nutzung |
| Privatgenutztes Fahrzeug | Nur anteilig | Nur betrieblicher Anteil zählt |
| Bewirtungskosten | Nur 70 Prozent | Paragraf 15 Abs. 1a UStG |
| Luxusfahrzeuge und Yachten | Nein | Unangemessen für Betrieb |
| Privatreisen und Hobby | Nein | Keine unternehmerische Nutzung |
| Wohnraum für Geschäftsführer | Nein | Privater Lebensbedarf |
Bei gemischt genutzten Gütern, zum Beispiel einem Laptop, den du zu 60 Prozent beruflich und zu 40 Prozent privat nutzt, darfst du entsprechend nur 60 Prozent der Vorsteuer geltend machen.
Formale Voraussetzungen: Was die Rechnung enthalten muss
Der Vorsteuerabzug funktioniert nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung. Das Finanzamt akzeptiert keine Kassenzettel ohne die Pflichtangaben. Folgendes muss auf der Rechnung stehen:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden und des Empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Ware oder Dienstleistung
- Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Anzuwendender Steuersatz und ausgewiesener Steuerbetrag
Fehlt auch nur eine dieser Angaben, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug ablehnen. Bei kleineren Rechnungen bis 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnungen) reichen vereinfachte Angaben aus.
Vorsteuerabzug im Überblick: Berechtigt oder nicht?
| Unternehmenstyp | Vorsteuerabzug möglich? |
|---|---|
| Gewerbebetrieb, umsatzsteuerpflichtig | Ja |
| Freiberufler, umsatzsteuerpflichtig | Ja |
| Kleinunternehmer (Paragraf 19 UStG) | Nein |
| Arzt mit steuerfreien Heilbehandlungen | Nein |
| Vermieter von Wohnraum (steuerfrei) | Nein |
| Gemeinnütziger Verein, gemischte Tätigkeit | Teilweise |
| GmbH, AG | Ja |
So machst du den Vorsteuerabzug geltend
Den Vorsteuerabzug meldest du in der Umsatzsteuervoranmeldung, die je nach Umsatz monatlich oder vierteljährlich beim Finanzamt einzureichen ist. Dort gibst du die abzugsfähige Vorsteuer an und verrechnest sie mit der Umsatzsteuer, die du für deine Leistungen schuldest.
Wichtig: Sammle alle Eingangsrechnungen systematisch. Nur was du belegen kannst, erkennt das Finanzamt an. Eine einfache Belegablage nach Datum oder Lieferant reicht für kleine Betriebe. Sobald die Belege mehr werden, lohnt sich eine Buchhaltungssoftware, die den Prozess automatisiert.
Am Jahresende läuft alles in der Umsatzsteuerjahreserklärung zusammen. Abweichungen zwischen den Voranmeldungen und dem tatsächlichen Jahresergebnis werden dann ausgeglichen.
Falls du gerade am Anfang deiner Selbstständigkeit stehst und überlegst, ob die Kleinunternehmerregelung oder die reguläre Umsatzsteuerpflicht für dich sinnvoller ist, lohnt sich ein Blick auf die Grundlagen: Wie mache ich mich selbstständig?
